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ビジネスハック 経理の効率化

【経理システムとは】種類・できること・会計システムとの違いなど徹底解説!

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経理システム導入の目的は「業務の効率化」ですよね。

業務が煩雑になってきたり、人手が足りなくなったとき経理システムの導入を考えられる会社が多いようです。

経理システムと似たシステムで会計システムというものもあります。

似ているようで役割が違うこの2つ。

この記事では経理システムをくわしく解説していくことで会計システムとの違いもお伝えします。

 

経理システムとは

経理システムとは経理作業を効率化してくれるシステムのこと。

  • 請求書作成
  • 経費精算
  • 債権管理
  • 資産管理
  • 予実管理

などが経理システムと呼ばれるものです。

経理システムと会計システムの違い

経理システムはひとつの作業に特化したシステムのこと。たとえば経費精算なら経費精算に特化しています。

会計システムとはいわゆる会計ソフトのこと。最近ではクラウド会計ソフトに簡単な経理システムが備わっているものもあります。

「会計システムに経理システムが備わっているならわざわざ経理システムを導入する必要がないのでは?」と思いますよね。

実は会計ソフトに備わっている機能は経理システムに比べて簡易なもの。

sachi
自社のルール通りに運用したい場合や承認ルートなどを細かく設定したい場合は、やはり経理ソフトを使用した方が正確な運用が実現します。

 

経理システムが必要になるタイミング

  • 社員の人数が増えたとき
  • 拠点の数が増えたとき
  • IPOに向けて経理業務を整える必要があるとき
  • 内部統制を整えたいとき
  • 担当者が退職したとき
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このようなシーンでは会計システムだけでなく経理システムを導入するタイミングです。

まずクラウドの経理システムなら社員数や拠点数が増えてもアカウントを増やすだけで良いため、導入負荷がほぼかかりません。

 

次にIPOや内部統制のため経理業務が増えていくとき。

会社が大きくなるのに比例して経理業務が増えることが目に見えています。経理システムを導入すればシステムの機能で、経理担当者のチェックが簡易化しやすくなりますよ。

 

最後に、担当者が退職するときはブラックボックス化しやすい経理業務を見える化するチャンスです。

新たに誰かにそのまま業務を引き継ぐのではなく、このタイミングで経理システムを導入し業務プロセスを変えてしまいましょう。

そうすることで業務が見える化され、さらに業務効率が上がるはずです。

 

経理システムの種類

経理システムには業務ごとに専用のシステムが存在します。

各業務の専門システムを導入すれば業務の効率化が進むでしょう。

まずは経理業務を見える化してから、業務が煩雑になっているところに必要であればシステムの導入を検討してくださいね。

ここからは各経理システムの種類とどのようなシステムかを解説します。

経費精算システム

経費精算は自社のルールに則って申請されているか、金額は正しいか、通勤定期区間控除がされているかなどチェック項目が非常に細かいためとても時間がかかる業務です。

交通費や経費を申請する立場の人も経費精算は面倒だというほど、社内で不満がたまりやすい業務。

 

経理担当者の立場からみると経費精算システムを使いルールを登録しておけば、経費精算チェックの簡易化ができます。

勘定科目の設定をしておけばクラウド会計ソフトに自動的にAPI連携してくれる機能もあり、経理業務が大幅に効率化できるでしょう。

 

営業担当者の立場からみると、取引先へ向かう電車代はICカードをかざせば自動的に経費精算システム上にデータが取り込まれます。

通勤定期区間控除もされるため、うっかり見落として申請してしまうこともありません。

 

経費を承認する立場の上司は、出張中でもクラウド上で経費精算申請を確認・承認することができます。

sachi
このように経費精算システムを導入すれば、経理だけでなく営業担当者・承認者の業務効率もあげることができますよ。

請求書作成システム

見積り、請求書、納品書がクラウド上で作成できるシステムです。

エクセルで請求書を作成する場合、会計ソフトに同じ数字を打ち込む、見積書を探して目視で確認してから請求書を作成する、などの二重作業が発生します。

また、エクセルで管理していると作業自体が属人的になり請求漏れなどのミスも起こりやすくなります。

クラウドの請求書管理システムを使えば、営業担当者が作成した見積りをクリックひとつで請求書に変更できます。

請求書に変更したデータはAPI連携されていればクラウド会計ソフトにも自動的に仕訳を登録。

一度社内の誰かが打ち込んだ数字を再度誰かが打ち込むのはリソースのムダですよね。

このような二重作業をなくせるため大幅な業務効率化につながります。

また請求書システムと会計システム間で自動的にデータ連携されるため、営業担当者と経理担当者の間で請求に関するコミュニケーションを大きく削減することができます。

資産管理システム

資産管理システムには固定資産、IT資産システムがあります。

固定資産管理システムは主に土地・建物・設備などの管理に使われます。

IT資産管理システムはパソコン、スマホ、セキュリティソフトなどの管理に使われます。

債権管理システム

売上に対する入金状況が確認できるシステムです。

未入金の場合は督促アラートがでる機能が備わっているシステムもあります。

 

経理システムができること

クラウド会計システムを使えば経理システムでできることをほぼ網羅しています。

ですがやはり専用の経理システムを導入した方がいい場面も多いんです。

専用の経理システムを使うメリットはカスタマイズが柔軟なこと。

ここからはどのように経理システムが活用できるのか詳しく解説します。

会社の個別ルールを反映させられる

たとえば経費精算。拠点がいくつもある企業にいきなりクラウド経費精算システムを導入する場合に想定される問題は、社員がシステムを使ってくれるかどうかです。

これまでエクセルで精算をしていたと仮定します。システムのUIがあまりに違っていたり操作方法がむずかしかったりすると、システムを導入したものの結局使われなかった・・・なんてことになってしまいます。

専用の経費精算システムを使えば、会社の個別ルールを細かく設定できるため操作性やUIを社員が使いやすいようにカスタマイズすることができます。

一方で会計ソフトに備わっている経費精算システムだと、基本的な申請はできるけれど自社の個別のルールを登録するなどの細かなカスタマイズができません。

その理由として、まずは会計ソフトとしての本来の機能を追求するためにそちらにリソースを割いているからです。

いずれは会計ソフトでも経費精算を自社ルールに則って処理できるようになるかもしれませんが、現状は専用システムを使った方が良いでしょう。

会計システムではカバーしきれない運用ができる

会計システムは開発リソースの兼ね合いで後回しになっている機能も、専用の経理システムなら専用なので開発されています。

承認ルートの細かな設定や、請求書のフォーマットを自由にカスタマイズできたり、専用ならではのこまやかな使い勝手が魅力。

会計システムに備わっている機能を活用してももちろん大丈夫ですが、ある程度の規模の会社になるとカスタマイズできる経理システムを導入した方が運用がスムーズにいくでしょう。

 

経理システムを導入してコア業務に集中できる環境作りを!

働き方改革が進み、バックオフィスの効率化が求められている中で経理システムの導入は避けて通れないイベントのひとつ。

会計システムでまかなえる部分と、経理システムを導入した方があきらかに業務効率化につながる部分があります。

sachi
経理人材の採用もむずかしくなってきている今、システムを導入し社員はコア業務に集中させることで会社の成長につながるでしょう。

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