RPAを聞いたことはあるけれど、どのように使えるのかいまいちイメージができないという方も多いのではないでしょうか。
ざっくり言うとRPAはパソコン作業を自動化してくれるロボットです。
たとえば取引先の仕入れサイトにアクセスして売上データを集計する、という定型作業などがRPAの得意とする作業です。
経理は定型業務が多い部署のひとつ。RPAととても相性がいいんです。
この記事ではRPAの基本からどのように活用できるかまでを解説していきます。
RPAとは
RPAはRobotic Process Automation（ロボットによる業務自動化）の略です。
その名の通りパソコン内にロボットを作り人間の代わりに作業をしてくれます。
RPAがパソコンの中で働くことからデジタルレイバーという呼ばれ方もしていますね。
AIやRPAが普及すると経理の仕事がなくなる、などとも言われています。
実はこのような作業はRPAがもっとも得意とする仕事です。
ここからはRPAについてくわしく解説いたします。
RPAが普及してきている理由
少子化で働き手がどんどん減少している日本。
それに加え労働者の働き方改革もスタートし会社が人を働かせることができる時間が減っているため、実質リソースの減少がすでに始まっています。
求人を出しても十分に人が集まることはまれです。
深刻なリソース不足の中、「できる業務は効率化してしまおう」というとRPAの導入にも注目が集まっています。
また、RPAのように決まった仕事を決まった手順で行うロボットは日本のシステム環境に合っていると言われています。
日本の企業はオンプレミス型のシステムを使っているところが多いためRPAが得意とする仕事にぴったり。
オンプレミス型だとほぼUIの変更がないためRPAを使っていてもエラーが発生しにくいためです。
RPAが得意な業務
単純で繰り返しが必要な作業を高速でやってくれるのがRPA。
たとえば経理業務で言うと、帳簿の記帳や定例請求書の作成、資料の整合性のチェック、経理資料の作成などが該当します。
正確に、スケジュール通り処理をするのは担当者にとってもプレッシャーを感じるもの。
このような業務はRPAに任せることで担当者はプレッシャーから解放され、別の仕事をすることができますよ。
RPAが苦手な業務
RPAが苦手な作業はすなわちロボットが苦手な作業です。
相手の気持ちを考えたり、空気を読んだり、クリエイティブな仕事はRPAでは対応できません。
やはりこのような業務は人の方が得意です。
RPAが経理の仕事を奪う？
RPAは単純作業や繰り返し作業が得意なので、経理業務からそう言った仕事はどんどんRPAに置き換わっていくでしょう。
さらにAI（人工知能）も経理に入ってくるとほとんどの業務はAIとRPAでまわってしまうかもしれません。
しかしAIやRPAがまとめた数字を元に経営分析をして判断・実行する部分はロボットが苦手とする分野です。
RPAを使うメリット３つ
RPAは低コストで効果がすぐに実感できる業務効率化方法の一つです。
根本的に経理プロセスを効率化させたい場合はプロセスを見直す必要がありますが、すぐにでも人手がほしい場合は業務をRPAに置き換えて対処することができます。
ここからはRPAを使う具体的なメリットを３つ解説します。
プロセスを変える必要がない
RPAはこれまで人が対応していた単純作業を代わりにやってくてる仕組みです。
業務をする人がRPAに置き換わるだけなので、業務プロセスを変更する必要がありません。
根本的に経理業務を効率化したい場合はプロセスを変更する必要がありますが、
単純作業の人手が足りない場合などは人を採用する代わりにRPAを導入するといいでしょう。
低コストで導入ができる
基幹システムを導入するとまとまった金額が必要になります。
システムにあまりお金がかけられないけれど、できる範囲で業務を効率化したい場合などにRPAが使えます。
本来、基幹システムを導入してからどうしても効率化できない部分をRPAで補完する方が効率化としてはスムーズです。
ですが止むを得ない場合は大掛かりなRPAを導入するのではなく、スポットの単純作業をRPAにするといいでしょう。
効果をすぐに実感しやすい
人が作業をして60分かかっていた転記作業を2分で終わらせることができたという例もあるRPA。
このように導入してすぐに時間の短縮につながり効果が実感できます。
その分の人手はRPAでは対応できないコア業務に回すことができますよ。
経理でのRPAの活用具体例
RPAと経理は好相性。経理業務は単純作業や定型作業が多いため、RPAの得意とする領域だからです。
ここからは具体的にどのような業務をRPAに置き換えられるのか解説します。
伝票を転記する
たとえば仕入先から届いた請求書の金額を自動で読み込み、仕入れ伝票を起こすことができます。
人が対応するとどうしても人的ミスが起こりますが、RPAを活用すればミスなくスピーディーに処理をすることができます。
売上データのダウンロード・集計
たとえばPOSデータを集計するためにサイトにアクセスしてデータをダウンロードし、会計ソフトにアップロードする作業。
毎日必ず行わなければいけない作業なのに、サイトがダウンしていたり、時間になってもPOSデータが反映されておらず、何度もサイトにアクセスしなければならないという状況がありますよね。
このような単純だけれど重要なものは担当者の負担になりやすい業務です。
RPAを導入しておけば1日に何度も設定した条件でサイトにアクセスし、データのダウンロードから会計ソフト上での集計まで自動で行うことができます。
請求書の作成
エクセルに入力した請求情報を請求書作成ツールに入力して請求書を発行するといった作業もRPAで対応することができます。
月次・週次の繰越処理
システムや資料など繰越処理をしなければいけないものがあります。
スケジュール通りに正しく処理をすることが大切ですが、毎週・毎月のことなので業務が重なったり週明け一番の対応になるため少し早めに出社をしなければいけなかったりすると担当者に小さなストレスが少しずつ溜まっていきます。
RPAを活用することでこのような定例の煩雑な作業から解放されますよ。
経理資料の作成
経理資料を作成するために週明け朝一番に早出をした経験がある方も多いのではないでしょうか。
あらかじめ手順化できるならこのような作業はRPAに置き換えることができます。
会計ソフトへアクセスして、エクセルにデータを反映させます。その後、人数分資料を印刷することも可能。
RPA導入の失敗事例
中小企業でアナログ経理をしていて、IT化が進んでいないところへRPAだけを導入するのは失敗の元です。
まずは経理業務のプロセスを見える化し、パッケージ化された会計ソフトを導入してしまいましょう。会計ソフトを導入しても、どうしても効率化できない部分をRPAに置き換えます。
やみくもにRPAを導入するとせっかくのRPAが使われず宝の持ち腐れになってしまいます。
RPAを賢く使ってコア業務に集中できる環境を作ろう
そもそも誰がやってもいい業務、単純作業などはRPAに任せることができます。
いまはどの業界も人手不足が深刻。そんな中、貴重な人手を単純作業にまわすのはもったいないですよね。
人には人にしかできないコア業務をしてもらうためにも 単純作業はRPAに対応してもらい会社の成長につなげてくださいね。