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【経営者必見】ほぼリアルタイムで試算表が見れるクラウド会計ソフトの魅力

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試算表は早くて翌月月初に確認できるものだと思われている経営者が多いものです。

できれば試算表の完成を早期化して経営判断を今よりスピーディーにしたいと思われているのではないでしょうか。

いま経理業界ではクラウド会計ソフトがどんどんシェアを広げています。なぜなら経営データの集計が早く済み、経営判断の早期化につながっているから。

ほぼリアルタイムで試算表を確認したいなら、クラウド会計ソフトの導入はマストです。

クラウド会計ソフトの例のようにリアルタイムで試算表を確認するためにはいくつか超えなければいけないハードルがあるのも事実。

この記事では具体的にどうすればほぼリアルタイムで試算表が確認できる環境を作ることができるのかを解説していきます。

 

リアルタイムで試算表を確認するために必要なこと

リアルタイムで試算表を確認するためにはクラウド会計ソフトにデータ連携をしてしまうことです。

銀行口座、クレジットカード、請求書、経費精算、給与計算データなどできる限りデータを連携しておくことで圧倒的に時間を短縮することができます。

リアルタイムで試算表を確認するため、もちろん完璧な数字ではありません。

多少の数字のブレはあるものの、データ連携をしておくことである程度信頼できる数字が確認できます。

そうなると月末の利益予測もしやすくなるため、経営判断もスピーディーに行うことができますよね。

ここからは何をどうすればほぼリアルタイムで試算表を確認しやすくなるのか解説します。

クラウド会計ソフトにする

まずは会計ソフトをクラウド会計ソフトにしましょう。

クラウド会計ソフトなら出張中、移動中、朝自宅で、など場所を選ばず自社の数字を確認することができます。

また、オンプレミス型だと銀行明細のデータもCSVか手打ちで入力しなければならないところ、クラウド会計ソフトではインターネットバンクと連携しデータを自動で更新してくれます。

自動のため数字の打ち間違い、抜けなども発生しにくく無駄な確認作業の時間が無くなります。

得意先から入金があった場合も消し込みの提案を会計ソフトがしてくれるため、わざわざ自分で把握しておく必要が少なくなりますよ。

このように入力作業を効率化させたいならクラウド会計ソフトの導入はマストです。

経費精算まわりもクラウド会計ソフトと連携できるようにする

経費精算、給与計算、請求書発行などできる限りクラウド会計ソフトとAPI連携ができるようにクラウド化してしまいましょう。

データをAPI連携できると想像以上に業務を効率化することができます。

「CSVでデータをインポートできるからそのままでもいいのでは」と思われるかもしれませんが、自動でデータ更新ができると想像以上に便利です。

CSVデータの吸い上げ忘れ、データの取り違え、読み込みエラーといった小さなミスが起きるリスクがほぼなくなります。

経理が扱う会計データはミスがなくて当たり前の世界。

システム同士をAPI連携させることでミスが発生するリスクを限りなく下げ、手間も最小限にすることができます。

むだな業務をなくす

たとえば誰も見ていない経理資料を作成したりしていませんか?会計ソフトのデータを印字すればいいだけなのに、わざわざエクセルで資料を作成したりしていませんか?

経理はミスがなくて当たり前の部署なので、前任者から引き継がれた仕事はそのまま丁寧に引き継がれている傾向にあります。

もしその業務を自分の判断でやめてしまった場合、あとでミスが起こったときのことを考えると引き継がれたまま業務をしておく方がリスクが少ないからです。

本当は経理社員もむだな仕事に気づいているもの。

sachi
「なんのためにこの仕事をしているのか」といった視点をもち、むだな業務をなくしましょう。

 

クラウドツールを使いこなすために必要な人材

クラウドツールは世の中に出てきてからまだ歴史が浅く、操作したことがある人自体がまだまだ少ないのが現状です。

それでもIPOを成功させた会社や上場企業、小さな農家まで導入が進んでいて爆発的に利用事業所数が増えています。

そんな中、ただ会計ソフトをオンプレミス型からクラウドにのせ変えればいいわけではありません。

クラウド型の会計ソフトの中には「経理ソフト」と呼ばれているものもあり、経理業務自体を抜本的に効率化してくれるのです。ただの帳簿付けソフトではないところがポイントです。

オンプレミス型から移行する場合、この経理を効率化するという視点がなくクラウド会計ソフトのメリットを十分に発揮する使い方ができていない企業も多く存在しています。

そうならないためにITツール・業務プロセスにくわしい人にプロジェクトに参加してもらったり、プロにアウトソースすることが重要。

ここからは具体的にどのような人に相談するとどんな風にいいのか解説します。

ITツールにくわしい人

社内にシステムやITツールについてくわしい人がいればその人にITツール導入のプロジェクトに参加してもらいましょう。

ITツールの発展のスピードはとても早く、常にITツールに触れていないとあっという間に知識が古くなってしまいます。

そういった意味ではITが好きでいつも勉強している人や仕事でIT関連情報を扱っている人がいれば適任です。

一般の社員ではツールの違いがなかなかわからないものです。

自社に合うITツールを選んで実際にツールを使う社員が使いこなせるレベルまで設計できる人だとさらに適任でしょう。

業務プロセスについてくわしい人

経理は様々な部署の数字が集約される部署。

数字は到着するまでにさまざまなプロセスを経て経理にやってきます。

そのプロセス全体についてくわしい人がいれば適任です。

まずは社内の経理業務プロセスを見える化し、むだな作業がないかあぶりだします。

その後、ITツールを使うとどんなプロセスになるのか業務設計を行います。

実際に現場で仕事をする社員にはその設計図を元に仕事をしてもらいます。

ITツールを導入し、仕事のプロセスが大きく変わるため業務プロセスの設計図がかなり重要な資料になります。この仕事は経理の業務プロセスにくわしくないとできない高度な仕事です。

一度の設計でうまく行くことはほとんどないため、設計→レビュー→試運用→再設計→レビュー→運用スタートといった手順が必要です。

期間は半年を目処に見ておくといいでしょう。

いなければプロにアウトソースする

先にお伝えしたITツールと業務プロセスについてくわしい人が社内にいることは実はレアなケースです。

また現実問題としてITツールと業務プロセスにくわしい人はかなり現場で活躍しており、時間の確保がむずかしいのではないでしょうか。

そういった場合、プロにアウトソースしてしまいましょう。

経理のアウトソースを受けている会社ではITツールの活用が進んでいるところもあり、会社によってはノウハウも豊富に持っています。

ITツールについても日々勉強しているため知識もあり安心して任せられるはずです。

これは私の経験談ですが、業務プロセスを変えるとなると社内から一定の反発が起こります。

社員同士だとなかなか受け入れられない問題でも、外部の人から言われるとすんなりと受け入れられたりすることも。

sachi
社内に余計な確執をうまないためにもアウトソースを検討するという選択肢もありですね。

 

クラウドツールを使いやすく整備して経営判断をスピーディーに!

クラウドツールを導入するために仕組みを整えて使える状態にするまでにハードルがありますが、このハードルさえクリアしてしまえばほぼリアルタイムで試算表が確認できる仕組みが整います。

クラウドツールの選定、業務プロセスの見える化、クラウドツールを導入したあとの業務設計、現場への落とし込みなどが必要で大変ではありますが、一度仕組みができてしまえば経営判断に効く理想的な環境に近くでしょう。

 

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