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バックオフィスってそもそも何?職種や効率化するための具体的方法

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「バックオフィスはコストセンター」という風に少しネガティブに呼ばれることもあります。

営業のように利益をうまないため、会社にバックオフィスって必要なの?と思われる方もいるかもしれません。

ですがバックオフィスの仕事はどんなに小さな売上の会社でも必ず発生します。売上が上がれば請求書の発行や入金確認が必要になり、人を雇えば入社手続きや社会保険加入手続きなどさまざまな事務作業が発生します。

バックオフィスの仕事が必要ない会社はどこにも存在しないのです。

このように必ず会社に必要なバックオフィス業務ですが、業務効率化の波が押し寄せています。

近年のITツールの発達によって、いままで手作業でしていた業務の多くを自動化できるようになりました。

ですがまだバックオフィスの現場でITツールを活用できているところは少ないのが現状です。

この記事ではバックオフィスについての基礎とどのように効率化できるのかを解説します。

 

バックオフィスとは

バックオフィスとは経理、人事労務、総務、営業事務、一般事務などをまとめた呼び方です。

一方で営業やマーケティングはフロントオフィスと呼ばれて言います。営業やマーケティングの仕事を後方から支援するのがバックオフィスの仕事です。

一言でバックオフィス と言っても役割は分かれていて、専門知識が必要な経理のような部署もあれば、営業事務のように営業のサポートとして顧客とコミュニケーションを取る部署など仕事内容はさまざま。

バックオフィスと呼ばれる業務も多岐に渡りますが、全職種に共通するむずかしい点はミスがなくて当たり前だと思われていること。

正しくて当たり前、間違えれば大問題に発展することもあるのでとても神経を使う仕事です。

ここからはバックオフィスの各部署がどのような仕事を担当しているのか詳しく解説します。

経理

経理は経営管理の略です。その名の通り経営を数字から管理します。

経理というと会計ソフトにカタカタと数字を打ち込んだり、伝票を書いたりするイメージが強いかもしれません。

しかし意外と顧客や社内でのコミュニケーションが必要な部署でもあります。

請求書や納品書について疑問点があれば取引先に問い合わせる必要がありますし、経費精算で不明点・間違いがあれば社員に確認しなければいけません。

また、経営陣に対して毎月試算表や経営資料を提出するのも経理の大切な仕事です。

人事・労務

会社には必ず人が存在します。その「人」にかかわることを担当するのが人事・労務です。

厳密には人事と労務の仕事内容は分かれています。

人事は人の採用、教育、評価制度の運用などを行ないます。

労務は社員の入退社の手続き、社会保険の加入・脱退手続き、その他社会保険の手続き、給与計算などが主な仕事です。

総務

総務の仕事は社内の何でも屋さん。

会社という組織をスムーズに運営するための業務を担当しています。

受付、社内の備品管理、社内イベントのまとめ役、福利厚生業務、秘書業務など本当にさまざまな業務を担当しています。

営業事務

その名の通り営業にかかわる事務を担当しているのが営業事務。

営業から見積書作成の指示があれば作成したり、営業が仕入れた納品書をチェックして経理に回したり、営業が外出中に取引先に書類を発送したり、電話したりなどのコミュニケーションを取る仕事がたくさん発生します。

営業事務の中には見積もりや請求書を発行するなど経理よりの仕事や、営業担当者が外出している時に顧客対応をして受注を取るなどする内勤営業のような仕事があります。

一口に営業事務と言っても企業によって仕事内容が異なるのが特徴です。

 

バックオフィスの課題

一口にバックオフィスと言っても、大企業と中小企業とでは課題が全く違います。

大企業は大企業がゆえにフットワークが重くなりがちなことが課題です。業務も社員ごとに固定されているため全体像が分かる社員が少ないこともあります。

一方で中小企業は人員に余裕がなく、1人でオールマイティーにバックオフィスをこなしていることも。

それぞれどのような課題があるのかくわしく解説します。

大企業の課題

よくも悪くも仕事が仕組み化されていて、改革に一歩踏み出すのにもフットワークが重いことが課題になりやすい点です。

たとえば請求書のフォーマットを少し変更するだけでも、上司の承認が必要ではないでしょうか。

上司のさらに上の上司にも稟議をあげる必要があることも多く、決済が降りるまでに数ヶ月待ちなんてことも。

たった一箇所、請求書のフォーマットを変更するために上司を説得するための稟議書を作成などの仕事が発生します。

このように小さな改善をしようにも多大な時間と労力が必要になり、改善を提案した本人のやる気もいつの間にか削がれてしまう・・・という大企業ならではの仕組みが課題になっています。

中小企業・小規模事業主の課題

中小企業の最大の課題は人手不足で業務が属人化しやすいこと。

人手不足については、中小企業のバックオフィス業務は多岐に渡りバックオフィス担当者が1人で経理、総務、営業事務の仕事までこなしているなんてことは珍しくありません。

1人でバックオフィスを仕切るため、どうしても自分がやりやすいように仕事の進め方をカスタマイズしていきます。

そして経営資料や給与計算をするためのエクセルを自分で作成し、その人にしかわからない複雑な数式が組まれた秘伝のエクセルが出来上がるのです。

 

また、ミスに気が付いても自分1人でバックオフィスを担当しているため隠蔽することができます。

業務が属人化してしまうとあまりいい影響がないため、できる限り誰でも対応できるように普段から標準化するように意思しておくといいですね。

 

バックオフィスを効率化する流れがきている

労働人口が確実に減っていく中で、バックオフィスを効率化しようという流れはもう止めることができません。

AIに取って代わられる仕事ランキングで常に上位にランクインする経理をはじめ、バックオフィスはどんどん効率化されていきます。

経済産業省や厚生労働省からもITツールを導入すると受け取れる補助金・助成金があります。いま日本全体で企業の効率化を進めているのです。

ここからはバックオフィスを大きく効率化させるためにはどうすればいいのかくわしく解説します。

クラウドツールで効率化する

会計ソフト、人事労務ソフト、請求書発行ソフト、勤怠管理ソフトなどはクラウドにすると効率化が進みます。

クラウドツールは使う場所を選ばないためいつでもどこでも入力や確認をすることが可能です。セキュリティーも銀行と同程度の強力なものが多いですよ。

クラウドツール同士はAPI連携ができるものを選ぶと、2度同じ情報を打ち込む必要がなくなるためさらに業務の効率化につながります。

クラウドを使ったアウトソーシング

クラウドツールを使ったアウトソーシングもどんどん増えてきています。

アウトソース会社がバックオフィス業務のプロセスを見える化し、それから運用をしてくれます。

アウトソースをする前にクラウドに移行しておくと業務にかかる工数が少なくなるため、低コストでアウトソースすることが可能です。

また、クラウドツールを利用することでリアルタイムで自社とアウトソース先との情報を共有することができます。

会計ソフトをクラウド化してからアウトソースすると、試算表がほぼリアルタイムで確認することができ経営判断の早期化につながりますよ。

 

まとめ

バックオフィスはいま効率化の波がきていて、仕事内容が大きく変わっている真っ最中です。

それぞれのバックオフィスの業務が効率化されると、正確な情報がスピーディーに集まるため経営判断も早めることができます。

一言でバックオフィスといってもいろんな業務があり、効率化させるには部署ごとに効率化させるのではなく、バックオフィス全体を一気通貫で考えないと効率化の効果が限定的になってしまいます。

バックオフィス全体で効率化を目指すときに必要なのは業務への理解とITツールへの理解です。自社はどんな課題がありどのITツールが必要なのか決めていく必要があります。

自社で情報収集をすることも大切ですが、バックオフィスにくわしいコンサルタントに相談するとよりスピーディーにバックオフィスを効率化させられるでしょう。

ITツールを導入するときには補助金や助成金が受けられる場合があるので、検討されているなら下記の記事も一緒にご覧ください。

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