グーグルカレンダーは会社や部署、チーム単位で使うと便利なツールのひとつです。
会社でよくある「外出先記入ボード」を見なくてもWEB上で誰がどこにいるのかが一目でわかります。
私が特に助かっている機能は予定時刻が近づいてきたときに通知してくれる機能です。つい集中してデスクワークをしていても通知されるため、うっかり忘れずに済んでいます。
このように便利なグーグルカレンダーですが、グーグルカレンダーを利用はしているけれど実は活用しきれていない方も多いのではないでしょうか。
この記事ではグーグルカレンダーの基本的な使い方や、便利な活用法をお伝えします。
グーグルカレンダー基本機能
グーグルカレンダーとはグーグルが提供しているカレンダーのことです。
ブラウザ版はもちろん、パソコンやスマホで使えるアプリも提供されています。
予定通知機能や他の人との予定共有機能があり、視覚的に予定を確認できるためとても便利です。
ここではグーグルカレンダーの基本機能をご紹介します。
日、３日、週、月、年表示が自由自在
Googleカレンダーでは表示を日、3日、週、月、年で表示することができます。
自分の好きなように簡単に表示が切り替えられるのが便利ですね。
3日単位で確認できるのはスマホのアプリのみです。スマホからスケジュールを確認するなら、個人的には3日表示が見やすくて好きです。
あらゆるデバイスからアクセスできる
パソコン、スマートフォン、タブレットなどのデバイスからGoogleカレンダーを確認することができます。
オフィスではパソコンで予定を入力し、お客様先で次回の予定を決めるときにスマホでグーグルカレンダーを確認して予定を入力する、という使い方ができますよ。その場で予定をすぐに入れられるため予定をうっかり入れ忘れたり、ダブルブッキングをしてしまった！というミスが起こりにくくなります。
インターネット環境さえあれば、どこからでも同じカレンダーを見られるのはとても便利ですね。
詳細も書き込める
訪問先のマップやサイトのURLも記入しておくことができます。
私はお客様と電話をしていて訪問の予定が入ったときグーグルカレンダーの詳細に
- そのとき話したこと
- 打ち合わせで決めたいこと
を入力しておきます。
新規のお客様の場合は、
- 会社のURL
- 電話番号
- 備忘のため担当者の名前
を入れるようにしています。
前回何を話したかすぐに思い出すことができ、お客様を訪問したときにスムーズに打ち合わせを進められますよ。
このように備考欄にその予定に必要なものや打ち合わせテーマを記入しておくなどして活用するといいでしょう。
予定の前にお知らせ！通知機能
予定が始まる前に通知してくれる機能があります。30分前、1時間前、1日前など通知したいタイミングを設定することが可能。
お客様との打ち合わせの時間は忘れませんが、社内で仕事に追われているといつの間にかあと3分で社内の打ち合わせの時間だった！なんてことはありませんか？
私は予定の30分前に通知が出るように設定してから、うっかり予定開始時刻を忘れることがなくなりました。
午後から誰かに電話をする、なんていう予定もカレンダーに登録しておけばうっかり忘れることはありませんよ。
スケジュールをチームで共有する
自分のスケジュールを他の人と共有できます。もちろん他の人の予定も共有設定すれば確認することが可能。
チーム、部署、会社単位などで共有していることが多いのではないでしょうか。
シンプルな機能ですがとても便利だなぁと感じています。
わざわざ相手のスケジュールを確認しなくても、グーグルカレンダーを見ればスケジュールが分かります。
仕事の打ち合わせをしたいときなど、相手の空いている時間を確認して予定を招待すればOK。
定例会議などスケジュールを繰り返す
毎週、毎月、毎年など定期的に発生する予定は繰り返し機能で登録してしまいましょう。
何度も同じ予定を入力する手間がなくなります。
予定作成時にその他オプション＞繰り返さないをプルダウンします。
カスタムを選ぶと予定の繰り返しはいつまでか、何回繰り返すのか、なども指定することができますよ。
アプリならオフラインでも使える
オフライン環境でもアプリなら下記の作業をすることができます。飛行機に乗っているときなど、スケジュールを確認・調整する際に便利ですね。
- 予定を表示して変更を加える
- 予定の作成・編集・招待への返信をする
だだし、編集した内容はオンライン環境後にカレンダー共有しているユーザーが確認することができます。オフライン環境でできる作業はあくまで自分のカレンダー上での変更のみです。
意外と知らない？グーグルカレンダーの便利な小ワザ
ここからはグーグルカレンダーをヘビーユーザーが活用している便利なワザをご紹介します。
ショートカットキー一覧
Googleカレンダーにもショートカットキーがあるのをご存知でしたか？
パソコンで操作する場合、ショートカットキーを活用すると便利です。
ショートカット一覧を下記の表にまとめました。
- カレンダーの種類を変更する
| 操作 | ショートカット |
| 日 | 1またはD |
| 週 | 2またはW |
| 月 | 3またはM |
| カスタムビュー | 4またはX |
| 予定リスト | 5またはA |
- 予定を変更する
| 新しい予定を作る | C |
| 予定の詳細を表示する | E |
| 予定を削除する | Backspace または Delete |
| 元に戻す | Z |
| 予定を保存する | ⌘+S（Mac） Ctrl+S（Windows） |
- その他
| カレンダーを更新する | R |
| 現在の日付に移動する | T |
| 特定の日付に移動する | G |
タスク管理ができる
GoogleToDoというアプリを使えば、タスク管理をすることができます。
Googleカレンダーと連携すれば、カレンダー上にタスクを表示して処理を進めることが可能。
スケジュールとタスクが同時に確認できるのは便利ですね。
スケジュールの移動がスライドでできる
予定していたスケジュールがリスケになった場合、その予定を削除せずに「ドロップ＆ドラッグ」をしてみてください。
指定した日にスケジュールが動きます。
【スマホアプリ】グーグルマップと連携できる
予定に場所を登録しておきます。そしてGoogleマップアプリをインストールしておくと、カレンダーとマップが連携してくれます。
【スマホアプリ】こんな使い方知ってる？ゴールの設定
たとえば1週間に1回、時間があいているときにデスクの整理を習慣化したいと思っている場合、Googleカレンダーでゴールの設定をしてみましょう。
まずはじめにゴールをタップします。
次にゴールの選択の中のカテゴリを選択します。
今回はデスクの整頓をしたいので掃除カテゴリを選択しました。
そのあと、週に何回予定か、何時間の予定か、都合のいい時間帯があるか、などの質問がでてきます。該当するものをタップしていきましょう。
これでGoogleカレンダーの空き時間に自動的に予定が入りました。
まとめ
グーグルカレンダーを使っている人は多いけれど、使いこなせている人はまだまだ少ないのではないでしょうか。
視覚的にスケジュールが分かりリマインド機能もあるため、活用できれば忙しいあなたの味方になってくれるでしょう。
私はグーグルカレンダーの予定リマインド機能と予定共有にかなり助けられています。
仕事でもプライベートでもぜひグーグルカレンダーを使ってみてくださいね。