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経理の効率化

【バックオフィスでの改善事例】ECRS(イクルス)の原則でできた業務の効率化

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人手不足、残業規制、働き方改革などが広まり、どんどん業務を効率化しなければ会社が回らない時代になってきました。

とはいえ「どうすれば業務改善になるのだろう?」と頭を悩ませている方も少なくありません。

やみくもに業務改善をスタートしても、かけた労力に対して全く業務改善の成果がでなければそれこそムダ。

では業務改善に成功した企業はどんな風に進めているのでしょうか。

実は業務の効率化をすすめるためのフレームワークがあります。

それが今回この記事でご紹介するECRS(イクルス)の原則です。

ECRS(イクルス)の原則とは

ECRSとは業務効率化のためのフレームワークです。

業務効率化に必要なプロセスの頭文字をとってECRS(イクルス)と名付けられました。

もともとは製造の現場で使われていた手法ですが、バックオフィス、広報、人事、営業などあらゆる部署でも応用することが可能。

会社全体でECRSの原則の視点を使った改善を考えることもできます。業種も様々な業種に当てはめることができるので、ご自身の環境に置き換えて読み進めてくださいね。

各頭文字の概要は下記の通りです。

E:Eliminate(エリミネート)除去する

「そもそもこの業務はなくせないのか?」という視点がE(Eliminate)です。業務改善のゴールに対して必要のない業務は廃止を検討しましょう。

C:Conbine(コンバイン)まとめる

二重作業などをひとつにまとめるのがC(Conbine)。二重作業になっている仕事をひとつにまとめたり、複数の仕事を同時に処理できないかという視点で考えます。ひとつにまとめられる仕事は統合してしまいましょう。

R:Rearrange(リアレンジ)変更

業務プロセスの順番やツールを変更するのがR(Rearrange)。業務プロセスを変更することで作業効率が上がることがあります。

また、作業効率をあげる目的でツールを導入することも。

S:Simplify(シンプリファイ)簡単にする

作業を簡単にするのがSimplifyです。作業を簡単できれば業務の属人化が防げるため、仕事を見える化しやすくなります。

今までの手順をもっとシンプルにできないか検討してみましょう。

ECRSの原則を使って業務を効率化する具体的な方法

実際の現場ではECRSはどのように活用されているのか、具体例を交えながらお伝えします。

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ちなみに業務改善の順番は文字通りE→C→R→Sという順で進めていきます。

E:その業務自体をなくす

たとえばこんな作業に時間を取られていませんか?

  • 業務プロセスが変わっているのにもかかわらず、「前任者から引き継いだから」という理由で行われている作業
  • 販売管理ソフトと会計ソフトに同じ数字を2回入力している
  • 数字誰も見ていない会議資料
  • 顧客への過剰なサービス

このような作業は本来、やる必要がないもの・二重作業になっているものなのでなくしてしまっても実は問題がない作業です。

社員からヒアリングをして、なくせる業務をピックアップしましょう。

なくせる業務を抽出する注意点として、その業務を担当している社員は固定観念から業務をなくすことにネガティブになる傾向があります。他部署や外部のコンサルタントの力を借りると中立的な立場でその業務が本当に必要かどうかを見極めてくれることが期待できます。

C:まとめる

  • 時間をまとめる

たとえば毎日の定例ミーティング。毎日30分、情報共有のためにチームのメンバー5人が集まってミーティングをしていました。

しかし毎日報告することもあまりなく、ときどき有益な情報共有はあるものの一種の惰性で続いてしまっていた場合。

このミーティングの時間を週1回1時間に減らすことに。

ミーティングの時間を減らすことで本当に有益な情報だけに絞って情報共有がされるようになりました。

このようにミーティングの時間をまとめることで1週間に5人で12.5時間ミーティングに費やしていた時間を、5時間に削減することができます。

1ヶ月に換算すると30時間。

まとめるだけでこれだけの時間削減効果が期待できます。

  • 作業場所をまとめる

同じプロジェクトに参加しているAさんとBさんの席がオフィスで最も遠い席だった場合。少し確認したいことがあっても、席が遠いためAさんがBさんの席に行くだけでも時間のロスです。

この場合はプロジェクトの期間の間だけでも席を近づけた方が業務効率が上がると言えます。

また、他の方法としてフリーアドレス制を導入することも考えられます。

  • 仕事の担当者を集約する

会社の備品の発注などを各部署ごとに対応していたものを、担当者を決めて週1回の発注に変更。同じ仕事を複数人で担当している場合は、担当者を集約すると効率が上がります。

  • 組み合わせを変える

A社から出ている会計ソフトにエクセルで作成した給与計算を取り込んでいたが、A社から出ている給与計算ソフトを取り入れた。

こうすることでワンクリックで給与データが会計ソフトに連携されるようになった、などです。

R:Rearrange=交換する

  • 順番を入れ替える

取引先から届いた請求書を「営業事務→営業→上司」の順番でチェックしていた場合。

金額の相違に営業事務では気づくことができず、手戻りが多かったため「営業→営業事務→上司」の順に回覧を変更した。

さらに営業から上司に請求書を回覧していた時は、お互いに社内にいる時間が会わずになかなか回覧できなかったが、営業事務は常に社内にいるためスムーズに請求書が回覧されるようになった。

この場合、回覧の順番を変更したことで効率がよくなったと言えます。

  • 方法を変更する

各営業担当が独自の方法で案件を管理していて、進捗状況などの見える化ができていなかった。そこで案件管理のためのツールを導入して管理。進捗状況が見える化され部署全体の数字のヨミが分かりやすくなった、などが考えられます。

働き方をリモートワークを導入する、などもRearrangeに当てはまります。

S:Simplify=簡単にする

  • 作業の単純化

今まで業務日報を会社に戻ってエクセルに記入、印刷して提出していたものを、ツールを導入して外出先から提出する、などです。

経理の給与計算をマクロを組んだエクセルを使用していたものを、ツールを導入して必要事項を先に入力しておけばワンクリックで給与計算が完了する、なども作業の単純化に当たります。

作業を簡単にするメリットは属人化を防ぐことができ、作業の標準化ができること。

作業が簡単になればミスも減り、その作業自体を他の人に任せたりアウトソースしたりしやすくなります。

まとめ

ECRSの原則を使った視点で現状のプロセスを分解すれば、きっと改善できるポイントが見つかるはずです。

業務の効率化をしたいけれど、何から手をつけていいか分からない!という場合はぜひこの原則にしたがって進めてみてください。

その前段階の「そもそも業務の見える化ができていない」という場合は下記の記事をご覧ください。
この記事は経理を例にあげていますので、ご自身が気になっている部署に置き換えて読んでみてくださいね。

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業務の効率化はツールやプロセスが変われば常に変化していくもの。

今回効率化に成功しても、数年後にはまた違う方法の方が効率があがるでしょう。

業務の改善に終わりはありません。定期的に今のプロセスが会社に合っているかチェックをしてみてくださいね。

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