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経理の効率化

小口現金をなくすための5つの方法と3つのメリット!現金廃止のための手法を具体的に解説します。

更新日:

経費精算や日々のちょっとした備品の買い足しなので当たり前のように存在している小口現金。

この現金をなくすことができると、経理の効率化はグンと進みます。

小口現金があるだけで現金の管理コストや不正・横領のリスクがあるんです。

sachi
どうしても現金が必要な業種の会社でなければ、小口現金をなくした方がメリットは大きいでしょう。

ですが現金をなくすということは、これまで現金で行ってきた取引を他の方法で行わなければいけません。

ではどのようにすれば小口現金をなくしてキャッシュレス化できるのでしょうか。

小口現金をなくすメリット・デメリットとともに解説していきます。

小口現金をなくす3つのメリット

社長
小口現金をなくて本当に大丈夫・・・?

と業務改善の現場でもよく耳にします。

sachi
結論からお伝えするとほぼ大丈夫です!

なぜなら小口現金をなくすことよりも小口現金が存在していることのデメリットの方が大きいからです。

小口現金がなくなると現金まわりの業務を一気になくすことができます。

現金を両替しに銀行に行ったり、現金の残高をダブルチェックで合わせたり、上司の承認をとったり・・・このような日々小さな作業の積み重ねでも、1ヶ月、1年で計算すると莫大な時間コストを費やしています。

それでは現金をなくすとどのようなメリットがあるのか詳しく解説します。

現金管理コストがなくなる

上記のツイートのように、現金がなければ現金を管理する手間を削減することができます。

  • 現金の両替
  • 銀行口座へ現金を入金
  • 経費精算のダブルチェック
  • 現金出納帳への記入
  • 現金の残高チェック
  • 現金の金種チェック

このような現金まわりの作業が全てなくなるんです。

あなたの会社の現金管理にかかっている時間は何時間でしょうか。

sachi
小口現金をなくすと、きっとかなり時間の短縮につながるはずです。

不正や横領を未然に防げる

現金は会社の中でも不正や横領が発生しやすいポイントです。

上記のツイートでは金庫に個人のお金を一時保管していて、ポケットに入れたのでしょうか。それとも・・・と考えると怖いですね。

不正や横領ができる1番の原因は1人で現金を触れる環境にあること。

自分1人で出金ができてしまうので、不正が簡単にできそうだと思わせてしまいます。

そして「後で返すから少しだけ現金を借りておこう」などの行動につながり、それがバレなければ横領に繋がっていきます。

どんどんと横領が大胆になっていき、預金にも手をつけ、最終的にはニュースになってしまうような大きな横領事件に繋がることも。

 

ここまで大ごとにならなくても、不正や横領はあってはいけないことです。

不正・横領を防ぐためには社員同士のダブルチェックが非常に有効です。

しかし、そもそも現金がなければダブルチェックも必要ありません。

sachi
現金がなければこのような問題に悩む必要は全くなくなります。

あらゆる社員の現金まわりの手間がなくなる

たとえば経費精算。営業が経費精算書を作って経理部に書類を持って行ったけれど、担当者が不在で何度も経理部に足を運ばなければいけない・・・なんてことがありますよね。

その逆で経理が精算したお金を営業に持って行ったけれど、外回りばかりでなかなか捕まらないことも。

さらに経費精算の際、現金を金庫から出す時の上司の承認の手間もなくすことができます。

現金をなくせばあらゆる社員のこのような手間がなくなります。

小口現金をなくす3つのデメリット

一見メリットが大きく見える小口現金廃止ですが、やはりデメリットもあります。

会社側から見るとあまりデメリットは大きくないのですが、社員からするとデメリットが発生するように見えてしまうことも。

社員には事前に小口現金をなくすことによるメリットの大きさを説明し、納得してもらってから進めるとトラブルが少なくていいでしょう。

立替えた経費がすぐに手元に戻ってこない

現金がなくなると経費精算後に1ヵ月分を決まった日にまとめて振り込むことが多いため、社員の手元に立替えたお金が戻るにはタイムラグがあります。

立替える金額が大きい社員や若手社員など、現金がすぐに手元に戻ってこないと困る!という社員が一定数いることも事実です。

まずは現金をなくすメリットをしっかりと伝えて、社員に理解してもらえるように進めましょう。

sachi
それでも何とかしたい場合は、法人カードで経費を支払ってもらう、仮払いで先に経費を渡しておくなどの方法があります。

レシート・領収書を紛失するリスク

経費精算が月に一度になるとレシートや領収書は精算までの間、社員が自分で保管しておくことになります。

それによってレシートや領収書の紛失のトラブルが発生する可能性も。

一部のクラウド会計ソフトを使えばタイムスタンプという仕組みで、レシートや領収書を画像で添付するだけでOKにすることも可能です。

ですがこのタイムスタンプの仕組みを運用することが大変で、多くの企業ではまだ運用を導入できていない状態です。

sachi
現実的な解決方法として、レシートや領収書をなくさないように注意してもらうしかないでしょう。

振込手数料・引出し手数料がかかる

経費精算のお金を銀行口座に振り込むと、振込手数料が発生します。

また、社員がコンビニATMなどからお金を引出す際にも手数料が発生します。

社員からすると、今まで通り経費精算をしてもらえれば発生しなかった手数料です。

なので一部社員からは不満が出るかもしれません。

なぜ小口現金をなくすのかしっかり説明をして、メリットを理解してもらうことが大切になってきます。

小口現金をなくすための方法5つ

社長
現金をなくすために具体的に何から始めたらいい?

何か特別なツールが必要?

と思われるかもしれません。

小口現金をなくすためのポイントは法人クレジットカード・仮払い・口座振替の3つです。

このポイントを抑えて現金プロセスを再構築することができれば3ヶ月程度で小口現金をなくすことができます。

小口現金をなくしてキャッシュレスにするための移行期間は各種支払いの切り替え対応で一時的に業務が忙しくなります。

sachi
ですがそれさえ乗り越えればあとは本当にスピーディーに業務が進みますよ。

経費精算を給与と一緒に振り込む

経費精算を振り込む日を決めて、そのルールに沿って振り込みます。

1番多いのは、給与と一緒に経費精算を振り込むパターンです。

経費精算の頻度を月に1度にすることで作業の集約につながり、作業時間を短縮。

また、振込にすることで現金まわりの作業がなくなるため現金管理コストを削減できます。

ですが給与と一緒に振り込むことで出てくる問題もあります。

それは給与と一緒に振り込まれたので、社員が全て給与だと思って使ってしまうこと。

sachi
この場合は社員の別の口座に振り込むか、法人カードを持たせることで解決します。

また、月に1度しか経費精算がされないため生活資金が足りなくなってしまうことも。

sachi
立替え経費が大きい社員には法人カードを持たせる、仮払いで先に経費を振り込んでおくなどの方法があります。

口座振替・カード払いできる経費は変更する

  • アスクルで備品の購入
  • 社会保険料(厚生年金・健康保険)
  • 水道光熱費
  • 電話代
  • 新聞代

このような経費を代金引換や集金、銀行やコンビニに行って現金で支払っていませんか?

経理の効率をあげるためにも口座振替、クレジットカード支払いに変更してしまいましょう。

ちなみに支払い方法を変更するためにはタイミングによって約1ヶ月ほどかかります。

社員に法人カードを持たせる

経費を仮払いで振り込む

社員に法人カードを持たせることが難しい場合は、一定額をあらかじめ従業員の口座へ振り込んでおくという方法があります。

たとえば10万円を経費として振り込みます。

そして月末に2万円分の経費精算書が回ってきたら、またその従業員の口座へ2万円だけ振り込みます。

月初に必ず10万円が従業員の手元にあるように運用していくのです。

そしてその社員が退職する時に仮払いしていた金額を返金してもらいます。

sachi
この方法のデメリットは社員が仮払い経費をポケットマネーとして使ってしまい、結局必要な時にお金がない・・・という事態になることがあります。

切手は立替えかネットで購入

切手を購入する場合は社員に立替えてもらうか、法人のクレジットカードを使って決済することができます。

今までチケットショップなどで購入しているとその分もったいないと感じるかもしれません。

チケットショップだと82円切手は77円〜78円で手に入ります。

下記の表で比べると5,000円以上82円切手を購入した場合、
ネット通販は総額5,002円(82円×61枚)
チケットショップは総額4,697円(77円×61枚)
なので差額は305円です。

82円切手を購入した場合 郵便局のネットショップ チケットショップ
値段 82円
(定価)
77円
送料 720円
(購入金額5,000円以上で無料)
なし
手間・時間 10分
・ネットで購入するだけ
60分
・ショップとの往復
・現金出納帳に記入
・現金残高チェック

たった305円のために60分もかけて切手を買いに行き、処理をする必要があるでしょうか。

時給1,500円の社員が切手を買いに行っていた場合、実は1,195円損していることになります。

ちなみに切手をネットで購入する場合は郵便局のネットショップから購入することができます。

支払い方法はクレジットカード、ゆうちょの振替、Pay-easy、LINE PayもOKです。
クレジットカード支払いの場合はVISAかMASTERのみ対応で、JCBには対応していませんので注意してくださいね。

各種クレジットカード、ゆうちょ即時振替(インターネットサービス)、代引決済、コンビニ・Biz@gent決済、Pay-easy、LINE Payとさせていただきます。

日本郵便が販売者となる郵便切手類等について「郵便局のネットショップ」の郵便切手類等の購入で利用できるクレジットカードはVISA、MASTERです。ただしJCB、Diners、American Expressは使用できません。VISA、MASTERで決済時、本人認証サービスをご利用いただけます。郵便局のネットショップ公式サイトより

収入印紙は立替え経費で精算

アマゾンなどで収入印紙を購入することができるのですが、手数料分が高く、ネットで購入するメリットはありません。

収入印紙は立替え経費で購入するのがベターです。

どうしてもクレジットカードで購入したい場合は、間接的にクレジットカードで購入することが可能。

たとえばセブンイレブンでnanacoで支払うことができます。

nanacoにはクレジットカードから残高をチャージすることができるので、実質クレジットカード支払いと同じ意味になります。

sachi
nanacoへのチャージの諸条件は細かくなってしまうため、また後日解説いたします!

まとめ

現金をなくすコツは下記を抑えられればOKです。

  • 社員からの理解
  • 法人クレジットカードを使用
  • 口座振替
  • 口座振込

小口現金をなくすために特別なツールを導入する必要はありません。

その上、現金管理コストや手間を削減でき、不正や横領といった出来心を社員の中に作らせません。

どうしても現金をなくせない業種以外は、現金をなくした方がメリットが大きいでしょう。

sachi
経理の効率化をお考えなら、ぜひ小口現金の廃止に取り組んでみてくださいね。

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