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経理の効率化

【現役経理コンサルタントが解説】経理業務を効率化するための8つの方法

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日々の経理業務を効率化して、生産性をあげたいというお悩みをよく耳にします。

経理にかかっているコストを、できれば売上をつくるために使いたいですよね。

経理はルーティーン作業が多い部署なので、工夫をすれば経理にかかる時間や手間を大きく削減することが可能。

さらにここ数年で経理まわりのIT技術が進化し、クラウド会計ソフトが増えてきました。

経理を効率化できるプラットフォームが整ったのです。

ですが経理の効率化の幅を大きくしようとすると、どうしても会社全体での取り組みが必要になります。

経理部だけでプロジェクトを進めると必ず失敗すると言ってもいいでしょう。

この記事では経理を効率化を成功させる方法を具体的に解説します。

 

sachi
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経理を全社で効率化するべき理由

昔の経理は手書きで伝票や帳簿を書いたり、支払日には銀行に直接行ったり、とても手間のかかるものでした。

経理担当者は「経理屋さん」と呼ばれるほど専門性の高い仕事で職人気質の人が多いイメージではないでしょうか。

ですが最近ではIT技術の発達とともに経理に関わる技術もどんどん進化しています。

たとえばクラウド会計ソフトの登場で、今まで2重で行っていた経理作業が1度で完結するようになりました。

クラウド会計ソフトを使ってた請求書作成例で見てみましょう。

会計ソフト上で請求書を作る

(会計ソフトから請求書を得意先に郵送・メール・データで共有することも可能)

請求書を作ったら自動的に仕訳が会計ソフトに登録される

会計ソフト内の売掛金管理リストにも反映される

売掛金の入金があれば消し込み提案

従来型の経理のように、エクセルの売掛管理表・会計ソフト・エクセルの請求書を使うなどのあっちに行ったりこっちに行ったりの作業は必要ありません。

請求書をクラウド会計ソフト上で作るだけで、ここまで自動で経理が進むんです。

sachi
ではなぜ会社全体で経理の効率化を進める必要があるのかくわしく解説します。

個人レベルでの効率化では改革が追いつかない

  • エクセルを使う
  • マクロを組む
  • キーボードのショートカットキーを覚える

など個人で仕事を効率化する方法もあります。

sachi
こういった効率化ももちろん大切ですが、効率化の効果は個人レベルのため小さくなってしまいます。

また、日々目の前の業務に追われている経理担当者にプラスアルファで効率化を進めるように丸投げしても、時間を取ることができず効率化の対応がどんどんと遅れてしまうことも。

そして経理のIT化はかなり進んでおり、経理担当者が1人で情報収集したのではアイディアが限定的になりがち。

「今できる範囲内での効率化案」しか出てこない可能性も考えられます。

sachi
個人レベルで効率化案を考えるのではなく、会社全体で考えることで広い視野で経理の効率化を考えることができますよ!

多くの経理は時代が止まっている

下記の4つの業務のうちどれか一つでも自社でやっていると、経理プロセスはかなり昔から効率化されずそのままになっている可能性があります。

  • 手書き伝票がある
  • 手形取引が多い
  • 手書きの帳簿がある
  • 会計ソフトを導入していない

会計ソフトが導入されていれば手書き伝票も帳簿も必要ありません。

経理という職種柄、保守的な人が多く引き継がれた業務を変える事なくずっと行なっていることがあります。

経理はミスがなくて当たり前の部署。

自分が業務を変更したことでミスやトラブルが起こることを極端に嫌がる傾向があります。

その結果何年も前からまったく同じ方法で経理業務がされているという状態になりやすいのです。

経理は属人化しやすくリスクが大きい

中小企業では経理部の人数が少なかったり、1人で経理をしていることも珍しくありません。

経理担当者が1人なので属人化するのも無理はないですよね。

ですが経理が属人化してしまうとデメリットがとても大きいのです。

  • 経理担当者の突然の長期入院や退職
  • 社内で経理が権力を持ちすぎる
  • エクセルでマクロが組まれた秘伝のエクセルが存在し経理業務の複雑化がすすむ

経理の属人化によって、上記3つのように会社として致命的になりかねないリスクが潜んでいます。

属人化を防ぐためにも、経理を効率化していつ誰がどこで作業しても同じ品質の経理を保てるように効率化しなければいけません。

sachi
経理の属人化は会社全体の業務を非効率にしてしまいます。

今までよりも正確でスピーディーな処理ができるまでIT技術進化した

IT技術の発展により、経理は驚くほど効率化できるようになりました。

具体的にはクラウド会計ソフトを使うと最新のIT・AI技術が実装されているため、経理が今までと比べ物にならないほどスピードが上がります。

でもまだ多くの会社ではクラウドツールが活用できていないんです。

なぜかというとクラウド会計ソフトの真のメリットに気が付いていないから。

  • 今の会計ソフトのままで特に困っていない
  • クラウド会計ソフトをお試しで使ってみたけれど使い方に慣れず経理担当者から使いにくいと不満がでた

と言った理由で導入を見送られることが多いんです。

 

クラウド会計ソフトを使うと正確な経営資料がスピーディーに確認することができるようになります。

結果、迅速な経営判断が可能になり会社の成長スピードを落とさず社長は本質的な仕事に集中することが可能。

なぜスピーディーで正確な処理ができるかというと、あらゆるデータとAPI連携ができるためデータを一から打ち込む必要がないため。

また、請求書を作れば仕訳が自動的に登録されたり、一度取引があった仕訳はAIが予測で仕訳を提案してくれます。

こうのように経理業務で今まで二重作業になっていたものが一度で済むようになり、業務効率がグンと上がります。

sachi
AI・IT技術が発達した今だからこそ経理の効率化を進めるタイミングなのです。

経理を効率化するための8つの具体的な方法

これからご紹介する経理を効率化する方法は、後半に行くにしたがって経理を根本的に効率化することができます。

今までとやり方が全く違う分、改革中はとても大変ですが試算表の精度が上がりかつスピードアップが可能、経理にかかる時間も半分以下に減らせるなどメリットが大きくなります。

sachi
前半は改革が小さい分、効果も限定的になりますが必ずやっておいた方がいいでしょう。

1.小さなミスよりスピードを優先する

経理はミスがなくて当たり前の部署。

なので経理担当者はミスは絶対してはいけないものだと思って仕事をしています。

小さなミスの原因追求に時間をかけるより試算表を早く仕上げて、経営判断をスピーディーに行う方が会社にとってプラスなはずです。

試算表の下3桁の数字が多少ずれたところで、経営判断に影響しませんよね。

小さなミスも見逃さす仕事をしようとすると、何度も何度もチェックを繰り返したり処理スピードが下がります。

現場の経理担当者は現金の残高がたった1円合わない原因を追求するために、1時間もかけているなんてことも・・・。

経営判断のスピードを上げるためにも経理の小さなミスを責めるのではなく、ミスが起こるのは仕組みの問題だと捉えて会社全体で改善していくほうが結果的にメリットが大きいでしょう。

2.パソコンをデュアルディスプレイにする

デュアルディスプレイとはパソコンの画面を2台使うこと。

ちょうど上記の画像のような状態です。

別々のファイルを同時に開き、ファイルを見ながら処理ができるため確認のために画面を切り替える必要がなく、ミスが減り作業効率が上がります。

たとえばひとつの画面は会計ソフトを開き、もうひとつの画面で銀行明細のPDFを開いたり、仕入先からPDFで届いた請求書を確認したり、エクセルに入力したり、とても便利です。

sachi
私もデュアルモニターで仕事をしていますがかなり快適です!

3.経費精算を給与と一緒に振り込む

経理の効率を悪くする原因の一つに、経費精算を都度行なっていることがあげられます。

経費精算を申請してきた営業にはすぐにでもお金を返してあげたい!という気持ちがあるのも事実。

ですが都度経費精算をするルールだと、

申請書のチェック

現金を出す

現金出納帳に記録

営業に渡しに行く

最後に現金残高チェック

という作業を毎日行わなければいけません。

この作業を月に一度まとめるととても効率化されます。

さらに給与と一緒に経費清算分のお金を振り込むというルールにすると、現金を出したりチェックしたりする手間もなくなります。

毎日この作業にかかる時間を30分だとすると、30分×20営業日=600分(10時間)です。

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月に一度まとめて行うと2時間程度で経費精算が完了すると仮定して、8時間の削減になります。

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4.支払い日を統一する

請求書が届くたびに、振込をしていませんか?

すぐに振込が必要な先は別ですが、それ以外の請求書の振込はまとめて行ってしまいましょう。

また、今まで都度振込をしていた場合は仕入先に一言「これからは月末締め翌月末支払いさせていただきます」と話しておくとトラブルがなく安心です。

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5.小口現金をなくす

現金があるだけで現金に関る管理コストが発生します。

現金をなくすメリットは3つ。

1つ目は現金まわりの業務がなくなること。経費精算(営業とのダブルチェック含む)、現金での取引先への支払い、都度発生する現金出納帳の帳簿付け、残高チェック、金種チェックなどの業務を全てなくすことが可能です。

 

2つ目は不正や横領が未然に防げること。

現金は横領などの不正の温床になっていることも事実です。

現金をなくすことでこうった問題から解放されます。

 

3つ目は営業・経理担当者ともに申請の手間が短縮されること。

経費精算のたびに営業が経理担当者のところに行き、経理は金庫から現金を出して対応するだけでも手間ですよね。

さらに経理がなかなか捕まらなかったりで何度も経理部に行かなければいけないとなるととても時間が勿体無いんです。

sachi
このように現金をなくすとあらゆる人の時間とリスクを削減できます。

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6.全社で経理業務効率化に取り組む

経理の効率化プロジェクトを立ち上げ、業務の棚卸し、ヒアリング、業務設計などを会社全体で行う方法です。

多大なリソースが必要になりますが、効率化できるツールについて詳しい社員がリーダーシップを取れば進めることが可能です。

また、下記の記事に経理効率化の進め方をくわしく解説していますので効率化についてポイントを抑えていただけます。

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7.クラウド型会計ソフトを導入する

可能なら会計ソフトはクラウド型を利用しましょう。

劇的に経理プロセスを効率化できます。

パソコンにインストールする必要がなく、クラウド上で利用することができます。

そのためアップデートやソフトの買い替えの必要がなく、いつでも最新の機能の状態で利用が可能。

銀行口座やクレジットカードもAPI連携できるものなら、データを打ち込まなくても自動で口座情報が最新の状態になります。データを吸い上げてくれるため通帳残高とのズレがなくなります。

また、請求書作成などの経理作業をすると自動的に会計入力が終わり、入金があると売掛金の消し込みが簡単にできるようにプログラムされたクラウド会計ソフトもあります。

sachi
こういった最新の技術を使ったクラウド会計ソフトを利用すると効率化がグンと進みますよ。

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8.経理代行を活用する

とにかく経理を抜本的に効率化したい場合は経理代行会社に任せましょう。

経理を効率化する提案から、現状の経理プロセスのヒアリング、新経理プロセスの導入、導入後の運用まで経理代行会社が行ってくれます。

sachi
彼らは経理効率化のプロなので、今一番経理を効率化できるツール、手法、トラブルが起こりにく手順で効率化を進めてくれますよ。

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経理の効率化を成功させる3つのコツ

最新のITツールを使ったりして経理効率化を進めることはもちろん大切ですが、経理の効率化を成功させるコツは専門家に相談すること・改善をルーティーン化すること・社員から経理を効率化プロジェクトに対する理解を得ることが大切です。

ではこの3つのポイントについてくわしく解説します。

経理の専門家に相談しながらすすめる

経理なら顧問税理士や経理代行会社のコンサルタントに相談しましょう。

経理処理は最終的に税理士がチェックし決算申告しますよね。

経理を効率化するにあたって絶対に経理に必要な書類、必要ない書類などを教えてくれます。

また、税理士は様々な会社をみているため他社の効率化事例にくわしい場合も。

sachi
顧問税理士がクラウド会計ソフトや経理の効率化についてあまりくわしくない場合は、経理代行会社に問い合わせるといろいろと教えてくれますよ。

一度改善してそのまま放置しない

経理の効率化であるあるなのが、一度改善してそのまま放置してしまうことです。

業務内容が変われば経理の仕組みも変わります。

また、時代の変化によって今よりもっと便利なツールが出ているはず。

効率化については情報収集のアンテナを常に立てておいて、いざ効率化の時に役立ててくださいね。

やり方が180度変わることを受け入れてもらう

経理を根本的に効率化しようとすると、今までのやり方を一旦ゼロにしてイチから作り上げていく必要があります。

経理まわりのIT技術はここ数年でかなり進化しているため、初めて体験する経理技術やプロセスに戸惑う社員が出てくることでしょう。

場合によっては新しい経理プロセスに拒否反応を示す社員もいます。

旧経理プロセスから新経理プロセスに移行する際は、確かに大きな労力が必要です。

新経理プロセスを覚えるだけでなく、場合によっては新しいクラウド会計ソフトの使い方まで覚える必要があるからです。

経理の効率化をスタートする前に、効率化の目的を社員に説明しておく必要があるでしょう。

本気で経理を効率化したいなら社内に経理部を置かないのもアリ

経理をゼロから作り直すなら「社内に経理部を置かない」という選択肢もあります。

社長
え、どういうこと?

と思いますよね。

正確には社内に経理部は置きませんが、社外に経理部を置いてしまいます。

つまり経理代行を利用するということ。

経理代行を利用するメリットは4つ。

  • 経理にかかるコスト削減
  • 経理のプロが対応してくれる
  • 自社で新経理プロセスやクラウド会計ソフトの教育コストが不要
  • 経理担当者の退職などのリスクがなくなる
  • 業務の属人化が防げる

 

sachi
大企業の場合は経理をなくすことはむずかしいかと思いますが、中小企業であればこの選択肢は大いにアリだと私は考えています。

 

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会社で経理を雇わないメリット・デメリットを解説。最大のメリットはコストダウンと○○化を防げること!

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まとめ

経理はIT・AI技術が進化している分、数年前と比べて劇的に効率化できるようになりました。

実際にクラウド会計ソフトfreeeの社内では社員が200人の時、1人で経理を回していたそうですよ。

freeeの例は極端かもしれませんが、私は経理を効率化したことで経理部の人員を3人から1人に減らしても残業せずに仕事が回るようになった例をなどを見てきました。

ちなみに残り2人は営業事務に異動して売上に貢献する仕組みづくりができたそうです。

クラウド会計ソフトを導入したり、経理代行を導入して大きな改善をすることが経理を大きく改善効率化させるポイント。

ですが今は諸事情で小さな改善しかできなくても、積み重ねることでトータルした時に経理の効率化は大きく進んでいるでしょう。

sachi
できるところから経理の効率化を進めてみてくださいね!

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