経理を効率化させる事前準備として、まとめておくといいことをスプレッドシートの表にしました。
このシートの内容を事前に準備しておくと、経理の効率化がとてもスムーズになります。
経理の現状が可視化され、業務の整理がしやすくなるためです。
この記事の最後に「経理効率化のための事前準備スプレッドシート」が付いています。
経理効率化のための事前準備６つ
なぜ事前準備をするのかというと理由は３つあります。
１つ目は経理効率化の目的を見失わないため。
経理の効率化を進めるにあたって、目指すゴールがずれていると無駄な労力と費用だけがかかってしまいます。
そうならないためにも、目的は可視化してプロジェクトメンバーと共有しておきましょう。
２つ目は経理のコストを把握するためです。
経理の効率化を進める中で、現状と比較して時間・費用はどれくらい削減できるのかが分かりやすくなります。
３つ目は経理代行会社などに経理をアウトソースする場合、何度も同じような質問をされるのでまとめておくと時間の短縮につながるためです。
何社か見積もりをとる場合にも事前準備シートを共有するとスムーズに話が進むでしょう。
1.何のために経理を効率化したいのか
経理を効率化させる目的・ゴールを決めておきましょう。
たとえば下記のようなものが目的に当てはまります。
- 試算表のスピードアップ・精度を上げ、経営判断をスピーディーにしたい
- 経理にかかるコストを半分にして営業に投資をしたい
2.月ごとの売上の推移はどうなっているか
どの時期にどれくらい忙しくなるのか、繁忙期が分かります。繁忙期だけ人員を増やすのか、などの判断に役立ちます。
3.現状の課題は何か
売掛金・買掛金の管理に時間がかかっている、試算表が出来上がるのが遅くて手直しも多い、などです。
4.売上金回収の比率はどれくらいか
銀行振込、クレジットカード、現金などどのように売上金を回収しているのかと、その比率です。
5.経理担当者の仕事内容・業務にかかる時間・担当スタッフ数を書き出す
経理担当者の仕事内容は、たとえば税理士とのやりとり、会計入力、売掛金・買掛金の管理、経費精算、給与計算、電話応対、備品発注などです。
上記の仕事に対してかかっている時間と担当スタッフ数を書き出します。
6.経理にかかっている年間の費用はどれくらいか
人件費、会計ソフト代、勤怠管理ツール代などをまとめておきます。
【無料】経理効率化の事前準備スプレッドシート
経理効率化のための事前準備スプレッドシートを作成しました。